Overige: Virtual Office
Virtual Office
Virutal offices zijn makkelijk, je kunt makkelijk een update rond sturen naar een of meerdere leden. Er kunnen taken worden verdeeeld en er kan in de gate worden gehouden op de project agenda goed wordt bijgehouden. Verschillende medewerkers kunnen over het internet met elkaar praten. De webomgeving werkt makkelijk en snel en is vaak ook nog eens gratis.
Maar wat is een virtual office nou eigenlijk. Simpel gezegt is het gewoon een webkantoor, een kantoor die alleen maar op het internet zit, zonder een vast kantoor ergens in een gebouw. Het kantoor is simpel te bereiken door een computer die internet heeft. Op verschillende sites kun je vrij makkelijk zo’n kantoor beginnen en opboewen tot een (goed) lopend bedrijf. Maar ook voor al bestaande bedrijven is een weboffice vaak een uitkomst. Vooral voor bedrijven die mensen over de hele wereld hebben zitten of die veel thuiswerkers en flex-medewerkers in dienst hebben. Deze mensen kunnen op deze wijze makkelijker bij het bedrijf betrokken worden en hun meningen uiten.
De voordelen
Het belangrijkste voordeel van een webkantoor is misschien wel de enorme kostenbesparing die het oplevert. Er kan namelijk met minder kantoorruimte worden gewerkt em er zijn minder reiskosten (of geen, mensen kunnen thuis werken). Daar tegenover staat dan wel dat op de werkplek thuis goede apparatuur nodig is en dat er hogere telefoonkosten zullen zijn dan in een gewoon kantoor. Mensen zullen namelijk toch regelmatig in het webkantoor aanwezig moeten zijn om op de hoogte te blijven van de gang van zaken. Maar de kosten die geinvesteerd moeten worden zullen altij lager uitkomen dan de kosten die bespaard worden.
Een ander voordeel is dat mensen thuis veel produciteven en dus efficienter zijn. Ze zullen dus meer werk in minder tijd af hebben. Wat daar dan weer tegenover staat is dat het werkelijke contact tussen collega’s ontbreekt. De verschillende medewerkers van een bedrijf zullen elkaar niet of nauwelijks anders kennen dan de digitale versie van die personen. Er zal waarschijnlijk alleen maar professioneel met elkaar worden gepraat en persoonlijke dingen blijven afwezig waardoor er geen echte teambuilding is.
Wat voor flex-werkers wel ontzettend handig is aan het thuiswerken, is dat men zijn of haar eigen tijd veel beter kan indelen. Tegenwordig is het moeilijk om goed personeel te vinden. Aan de andere kant zijn er genoeg mensen die (eventueel parttime) willen werken, maar vanwege bijvoorbeeld kinderen niet genoeg tijd daarvoor hebben of omdat ze niet in het bezit zijn van een vervoersmiddel niet de mogelijkheid hebben om verder weg te werken dan de eigen woonplaats. Voor deze mensen zou het geweldig zijn om thuis te kunnen werken en hun eigentijd in te delen. Zo zouden ouders gewoon tijdens de lucnhpauze van hun kinderen even ouder kunnen zijn en onder schooltijd weer verder werken. En voor werkgevers is zo de kans veel groter om personeel te vinden.
De technische nadelen
Er kleven ook nadelen aan het starten van een virtual office die meer te maken hebben met het programma zelf. Zo is de vraag of de privacy wel goed genoeg beschermd wordt door de providers van de webkantoren. Op elke site zal plechtig beloofd worden dat er geen bedrijfsgegevens zullen worden verkocht maar bijna elk virtual office is gevoelig om te worden gekraakt door hackers. Alle communicatiestromen worden wel beveiligd maar er zijn toch mogelijkheden om in te breken via de ‘achterpoortjes’ van de server.
Daarnaast is de vraag of de site goed loopt. De meeste webkantoren bieden hun (basis)diensten gratis aan en halen het meerendeel van hun inkomsten uit de advertenties op hun site. Slechts een enkeling vraagt een maandelijkse, kleine bijdrage om het bestaan van hun webkantoor te garanderen. Maar zoals vrijwel iedereen weet is de wereld van het internet absoluut niet stabiel en gaan er steeds meer sites falliet, de kans bestaat natuurlijk dat de site waar u uw webkantoor heeft gevestigd opeens falliet gaat en daarmee gaat uw kantoor dan ook ten gronde. Dit gebeurde vrij recent met HotOffice, dit webkantoor ging van het een op het andere moment op zwart en liet daarbij vele kantoren in de kou staan.
Het derde grote technische nadeel van het starten van een bedrijf via internet is de kans op telefoonstoringen. De meeste webkantoordiensten garanderen een bereikbaarheid van minimaal 99%. Maar ook zij kunnen overbelast raken op hun site en daardoor kan het zijn dat bevoorbeeld vergaderingen via het net niet door kunnen gaan. Daarnaast hebben zij geen grip op de storingen van het telefoonnet. Zo kan het gebeuren dan iemand per ongeluk bij werkzaamheden een telefoonkabel doorknipt. Dit gebeurde op 6 februari jongstleden in Belgi?, daarbij lag al het telefoonverkeer plat, met inbegrip van de mobiele telefonie en internet. Deze storing duurde toen van 14.00u ’s middags tot middernacht. En in die tijd is uw webkantoor ook gesloten, niemand kan er in en er kan niets gedaan worden aan de wachtende werkzaamheden.
De verschillende webkantoren
Er zijn veel verschillende webkantoren die allemaal dezelfde basisservice geven, maar bij wie de accenten en extra diensten wel kunnen verschillen. Het belangrijkste critirium om uw keuze te maken zal dus zijn welke diensten er aangeboden worden en welke diensten u belangrijk vindt.
De drie bekendste Nederlandse webkantoren zijn Annapa, Viadesk, waar wij zelf verder op in gaan, en Contactoffice. Annapa is zeer uitgebreid en heeft een aangename ‘look’. Op de presentielijst kan men zien welke collega’s op het moment aan het werk zijn en vanuit het openingsscherm kunt u nieuwe afspraken of taken invoeren. Er is een deling tussen de persoonlijke agenda en de bedrijfsagenda gemaakt die voor sommige vrij onhandig kan zijn. Maar de meesten zullen deze tweedelig pretig vinden in verband met hun privacy. Voor 45 euro krijgt u bij Annapa een uitgebreider dienstenpakket, zoals een reclamevrij kantoor, ditect messinger (een soort chat) en 15MB extra tot 20MB.
ContactOffice is feitelijk gratis en het dienstenpakket is vrij uitgebreid. Er is een mogellijkheid om een abbonement te nemen waarbij deze op naar eigen wensen kan worden ingevuld. ContactOffice werkt snel, mits je ook een snelle verbinding hebt. Je kunt kiezen uit verschillende beveiligingsniveau’s. Een leuke bijkomstigheid is dat je via ContactOficce smsjes kunt versturen via verschillende providers.
Op Viadesk worst verder in dit verslag verder ingegaan. We hebben daar namelijk zelf een kantoor opgericht. Maar de opvallendste dingen van Viadesk zijn dat er geen e-mail kan worden gestuurd naar niet-leden en dat er met een klik op de muis meteen een nummer kan worden opgezocht in het telefoonboek of de gouden gids.
Conclusie
En virtual office kan voor kleinere bedrijven en bedrijven met medewerkers een handige oplossing zijn voor de dagelijkse organisatie van het bedrijf. Er zijn toch wat kanttekeningen te plaatsen. Je bent immers volledig afhankelijk van het web en geen enkel webkantoor is 100% betrouwbaar, daarnaast is het moeilijk om grip te krijgen op externe factoren zoals telefoonstoringen en trage verbindingen. Toch is het een aardig idee, en een makkelijke manier om een start te malen met een nieuw kantoor. Wat immers klein op het web begint kan uitgroeinen tot een groot concern dat gewoon een eigen gebouw en werkruimte heeft.
Virutal offices zijn makkelijk, je kunt makkelijk een update rond sturen naar een of meerdere leden. Er kunnen taken worden verdeeeld en er kan in de gate worden gehouden op de project agenda goed wordt bijgehouden. Verschillende medewerkers kunnen over het internet met elkaar praten. De webomgeving werkt makkelijk en snel en is vaak ook nog eens gratis.
Maar wat is een virtual office nou eigenlijk. Simpel gezegt is het gewoon een webkantoor, een kantoor die alleen maar op het internet zit, zonder een vast kantoor ergens in een gebouw. Het kantoor is simpel te bereiken door een computer die internet heeft. Op verschillende sites kun je vrij makkelijk zo’n kantoor beginnen en opboewen tot een (goed) lopend bedrijf. Maar ook voor al bestaande bedrijven is een weboffice vaak een uitkomst. Vooral voor bedrijven die mensen over de hele wereld hebben zitten of die veel thuiswerkers en flex-medewerkers in dienst hebben. Deze mensen kunnen op deze wijze makkelijker bij het bedrijf betrokken worden en hun meningen uiten.
De voordelen
Het belangrijkste voordeel van een webkantoor is misschien wel de enorme kostenbesparing die het oplevert. Er kan namelijk met minder kantoorruimte worden gewerkt em er zijn minder reiskosten (of geen, mensen kunnen thuis werken). Daar tegenover staat dan wel dat op de werkplek thuis goede apparatuur nodig is en dat er hogere telefoonkosten zullen zijn dan in een gewoon kantoor. Mensen zullen namelijk toch regelmatig in het webkantoor aanwezig moeten zijn om op de hoogte te blijven van de gang van zaken. Maar de kosten die geinvesteerd moeten worden zullen altij lager uitkomen dan de kosten die bespaard worden.
Een ander voordeel is dat mensen thuis veel produciteven en dus efficienter zijn. Ze zullen dus meer werk in minder tijd af hebben. Wat daar dan weer tegenover staat is dat het werkelijke contact tussen collega’s ontbreekt. De verschillende medewerkers van een bedrijf zullen elkaar niet of nauwelijks anders kennen dan de digitale versie van die personen. Er zal waarschijnlijk alleen maar professioneel met elkaar worden gepraat en persoonlijke dingen blijven afwezig waardoor er geen echte teambuilding is.
Wat voor flex-werkers wel ontzettend handig is aan het thuiswerken, is dat men zijn of haar eigen tijd veel beter kan indelen. Tegenwordig is het moeilijk om goed personeel te vinden. Aan de andere kant zijn er genoeg mensen die (eventueel parttime) willen werken, maar vanwege bijvoorbeeld kinderen niet genoeg tijd daarvoor hebben of omdat ze niet in het bezit zijn van een vervoersmiddel niet de mogelijkheid hebben om verder weg te werken dan de eigen woonplaats. Voor deze mensen zou het geweldig zijn om thuis te kunnen werken en hun eigentijd in te delen. Zo zouden ouders gewoon tijdens de lucnhpauze van hun kinderen even ouder kunnen zijn en onder schooltijd weer verder werken. En voor werkgevers is zo de kans veel groter om personeel te vinden.
De technische nadelen
Er kleven ook nadelen aan het starten van een virtual office die meer te maken hebben met het programma zelf. Zo is de vraag of de privacy wel goed genoeg beschermd wordt door de providers van de webkantoren. Op elke site zal plechtig beloofd worden dat er geen bedrijfsgegevens zullen worden verkocht maar bijna elk virtual office is gevoelig om te worden gekraakt door hackers. Alle communicatiestromen worden wel beveiligd maar er zijn toch mogelijkheden om in te breken via de ‘achterpoortjes’ van de server.
Daarnaast is de vraag of de site goed loopt. De meeste webkantoren bieden hun (basis)diensten gratis aan en halen het meerendeel van hun inkomsten uit de advertenties op hun site. Slechts een enkeling vraagt een maandelijkse, kleine bijdrage om het bestaan van hun webkantoor te garanderen. Maar zoals vrijwel iedereen weet is de wereld van het internet absoluut niet stabiel en gaan er steeds meer sites falliet, de kans bestaat natuurlijk dat de site waar u uw webkantoor heeft gevestigd opeens falliet gaat en daarmee gaat uw kantoor dan ook ten gronde. Dit gebeurde vrij recent met HotOffice, dit webkantoor ging van het een op het andere moment op zwart en liet daarbij vele kantoren in de kou staan.
Het derde grote technische nadeel van het starten van een bedrijf via internet is de kans op telefoonstoringen. De meeste webkantoordiensten garanderen een bereikbaarheid van minimaal 99%. Maar ook zij kunnen overbelast raken op hun site en daardoor kan het zijn dat bevoorbeeld vergaderingen via het net niet door kunnen gaan. Daarnaast hebben zij geen grip op de storingen van het telefoonnet. Zo kan het gebeuren dan iemand per ongeluk bij werkzaamheden een telefoonkabel doorknipt. Dit gebeurde op 6 februari jongstleden in Belgi?, daarbij lag al het telefoonverkeer plat, met inbegrip van de mobiele telefonie en internet. Deze storing duurde toen van 14.00u ’s middags tot middernacht. En in die tijd is uw webkantoor ook gesloten, niemand kan er in en er kan niets gedaan worden aan de wachtende werkzaamheden.
De verschillende webkantoren
Er zijn veel verschillende webkantoren die allemaal dezelfde basisservice geven, maar bij wie de accenten en extra diensten wel kunnen verschillen. Het belangrijkste critirium om uw keuze te maken zal dus zijn welke diensten er aangeboden worden en welke diensten u belangrijk vindt.
De drie bekendste Nederlandse webkantoren zijn Annapa, Viadesk, waar wij zelf verder op in gaan, en Contactoffice. Annapa is zeer uitgebreid en heeft een aangename ‘look’. Op de presentielijst kan men zien welke collega’s op het moment aan het werk zijn en vanuit het openingsscherm kunt u nieuwe afspraken of taken invoeren. Er is een deling tussen de persoonlijke agenda en de bedrijfsagenda gemaakt die voor sommige vrij onhandig kan zijn. Maar de meesten zullen deze tweedelig pretig vinden in verband met hun privacy. Voor 45 euro krijgt u bij Annapa een uitgebreider dienstenpakket, zoals een reclamevrij kantoor, ditect messinger (een soort chat) en 15MB extra tot 20MB.
ContactOffice is feitelijk gratis en het dienstenpakket is vrij uitgebreid. Er is een mogellijkheid om een abbonement te nemen waarbij deze op naar eigen wensen kan worden ingevuld. ContactOffice werkt snel, mits je ook een snelle verbinding hebt. Je kunt kiezen uit verschillende beveiligingsniveau’s. Een leuke bijkomstigheid is dat je via ContactOficce smsjes kunt versturen via verschillende providers.
Op Viadesk worst verder in dit verslag verder ingegaan. We hebben daar namelijk zelf een kantoor opgericht. Maar de opvallendste dingen van Viadesk zijn dat er geen e-mail kan worden gestuurd naar niet-leden en dat er met een klik op de muis meteen een nummer kan worden opgezocht in het telefoonboek of de gouden gids.
Conclusie
En virtual office kan voor kleinere bedrijven en bedrijven met medewerkers een handige oplossing zijn voor de dagelijkse organisatie van het bedrijf. Er zijn toch wat kanttekeningen te plaatsen. Je bent immers volledig afhankelijk van het web en geen enkel webkantoor is 100% betrouwbaar, daarnaast is het moeilijk om grip te krijgen op externe factoren zoals telefoonstoringen en trage verbindingen. Toch is het een aardig idee, en een makkelijke manier om een start te malen met een nieuw kantoor. Wat immers klein op het web begint kan uitgroeinen tot een groot concern dat gewoon een eigen gebouw en werkruimte heeft.